Delegacje zagraniczne – co warto wiedzieć?

Prowadząc przedsiębiorstwo, każdemu właścicielowi zależy na jak największych zyskach oraz stale poszerzającej się grupie odbiorców jego usług. Nie dziwi więc nikogo, że coraz częściej firmy chcące się rozwijać organizują delegacje oraz wyjazdy służbowe w celu pozyskania nowych klientów, oraz kontrahentów zainteresowanych współpracą. Z pozoru prosta czynność jak wyjazd służbowy obarczona jest wieloma wymogami, jakie ciążą na pracodawcy oraz pracowniku wydelegowanym do wyjazdu służbowego.

W naszej umowie wyszczególnione jest stanowisko, jakie zajmujemy w firmie oraz miejsce wykonywanej pracy. Każdy wyjazd związany z naszą pracą należy traktować jako delegację. Na tego typu wyjazd służbowy odsyła nas bezpośrednio pracodawca w formie ustnej lub pisemnej. Przygotowując się do wyjazdu, powinniśmy skrupulatnie przygotować się i zabrać ze sobą potrzebne przybory. Ważny jest też sam pobyt na delegacji. Powinniśmy zbierać wszystkie dokumenty potwierdzające nasze wydatki poniesione na delegacji. Wg. prawa przysługuje nam dieta w określonej kwocie (zazwyczaj podana jest w regulaminie płac naszej firmy), zwrot za wydatki na nocleg oraz dojazdy, a także zwrot kosztów poniesionych na reprezentację firmy na delegacji.

Trochę inaczej liczony jest wyjazd służbowy za granicę naszego kraju. Jeżeli jedziemy autem służbowym, to wyjazd zagraniczny liczy się po przekroczeniu granicy naszego kraju. Jeżeli podróż odbywa się samolotem, to zagraniczna podróż służbowa liczona jest od chwili startu samolotu z lotniska. Jeżeli pracownik za granicą ma zapewnione wyżywienie, wtedy przysługuje mu tylko 25% ustawowej diety. Dieta zazwyczaj nie wynosi więcej niż 50 euro na dobę. Z kolei zaś limit noclegu wynosi około 140 euro za dobę hotelową. Podobnie jak w przypadku wyjazdów krajowych tak i podczas delegacji zagranicznej powinniśmy po powrocie okazać wszystkie dokumenty, jakie potwierdzą nasze wydatki poniesione na wyjeździe służbowym. Jest to podstawa do późniejszych zwrotów oraz rozliczeń z urzędem skarbowym.